Rozhovor o novinkách v elektronické distribuci

Rozhovor s Janou Hykešovou, Manažerkou Distribuce společnosti Avenier, o novinkách v elektronické distribuci dokumentů (ELDI).

Dnes se budeme bavit o elektronické distribuci dokumentů neboli ELDI, a o tom, co přináší lékařům.

Mohla byste nám na úvod říct, co je hlavním cílem tohoto nového systému?

Hlavním cílem ELDI je výrazně zjednodušit a zefektivnit práci lékařů a sester, zejména co se týče administrativy spojené s dodávkami léčivých přípravků. Chceme, aby se mohli soustředit na to nejdůležitější – tedy na péči o pacienty, a ne na papírování a hledání dokumentů.

To zní skvěle. Můžete být konkrétnější, jak přesně ELDI šetří čas?

Určitě. Díky ELDI už nebudete ztrácet čas papírováním a hledáním dokumentů. Potvrzené dodací listy budete mít okamžitě v e-mailu. Žádné šanony, žádné hledání v zásuvce nebo v deskách. Faktury budou elektronicky zasílány do 3 dnů, stejně jako dosud. Navíc, odpadá nutnost manuálního podepisování při dodávkách. Místo toho probíhá elektronická předávka jedním kliknutím a okamžitá archivace. Nikdy se vám neztratí ani jeden dodací list a faktura.

Co když bude mít lékař problém s připojením k internetu nebo mu nepůjde e-mail? Je na to systém připraven?

Samozřejmě. Dodací listy i faktury si můžete jedním kliknutím stáhnout i do svého počítače, kde je budete mít uložené offline. Pokud by e-mail s dokumenty spadl do spamu, posíláme e-maily z ověřené adresy. Je vhodné si nastavit naše e-mailové adresy faktury@avenier.cz, dobropisy@avenier.cz, upominky@avenier.cz, dodaci.listy@avenier.cz jako věrohodné. A pokud byste si nebyli jistí, stačí nám zavolat a rádi vám pomůžeme.

A jak je to se sdílením dokumentů, například se sestrou nebo účetní?

Toto je jedna z velkých výhod ELDI. Sdílení je velmi jednoduché. Dodací listy i faktury můžete snadno přeposlat nebo si je vytisknout v případě potřeby. Můžete také zadat e-mail svého účetního nebo správce, na kterého budou také dokumenty přímo zaslány.

Zmínila jste, že vše je na jednom místě. Znamená to konec ztracených faktur?

Přesně tak. Všechny faktury najdete ve svém e-mailu. Už žádné ztracené faktury nebo dohledávání dokumentů při kontrole. Navíc, získáte více místa v ordinaci, protože odpadá nutnost archivace papírových faktur.

Co když lékař ztratí přístupové údaje nebo není zrovna technický typ?

Přístupové údaje lze obnovit během minuty – jednoduše kliknete na tlačítko „Zapomenuté heslo“ a za okamžik se opět přihlásíte přes link v e-mailu. Případně se můžete obrátit na naši Zákaznickou linku. A co se týče ovládání, systém je navržený tak, aby byl jednoduchý a intuitivní. Stačí otevřít e-mail, a všechno máte přehledně na pár kliknutí. A kdyby cokoliv, rádi vám (znovu) ukážeme, jak to funguje.

Bude SÚKL a FINANČNÍ úřad akceptovat elektronické dokumenty při kontrolách?

Ano, elektronické dokumenty SÚKL i finanční úřad běžně akceptují. Důležité je, aby každá dodávka byla doprovázena dokumentací dle vyhlášky č. 229/2008 Sb., což ELDI zajišťuje. Elektronická forma dokumentace je akceptována, pokud je zajištěna její obnovitelná záloha v souladu s vyhláškou o správné lékárenské praxi. Všechny potřebné údaje budete mít během pár sekund k dispozici.

 Jak je systém zabezpečen proti hackerům a co když se nějaký dokument omylem smaže?

Splňujeme standardy kybernetické bezpečnosti. Data jsou šifrována, pravidelně zálohována a uchována na zabezpečených serverech v ČR. Pokud by někdo omylem smazal dokument, ty jsou vždy uchovány v archivu a lze je během pár minut obnovit. Riziko chyby je minimální, jelikož dokumenty jsou automaticky generovány podle dodávky. Pokud by se přece jen něco pokazilo, stačí nám dát vědět a okamžitě to napravíme. A co se týče délky uložení, dokumenty archivujeme po dobu, kterou vyžaduje zákon, ale můžete si je kdykoliv stáhnout a mít je u sebe navíc.

ELDI zní jako velký krok k digitalizaci. Jaký má dopad na ekologii?

Má bezesporu výrazný dopad. S ELDI ročně ušetříme stovky listů papíru na ordinaci, což znamená méně pokácených stromů a méně odpadu. Tím šetříme náklady na tisk a archivaci. Přispíváme k nižší spotřebě inkoustu a energie a také snižujeme uhlíkovou stopu, protože odpadá přeprava papírových dokumentů. Ordinace se tak stává ekologicky odpovědným pracovištěm. A zákon elektronické dokumenty uznává, pokud jsou řádně archivované, což ELDI zajišťuje. Tisk je jen na vás, pokud ho preferujete, ale úřady ho po vás nemůžou vymáhat.

Znamená to pro lékaře nějakou změnu v dodávce léčivých přípravků?

Ne, vůbec ne. Dodávka léčivých přípravků do ordinace (fyzická kontrola dodaného zboží) zůstává stejná. Jediné, co se změní, je to, že místo papírů obdržíte dokumenty e-mailu. ELDI je navržena tak, aby se přizpůsobila vašim stávajícím zvykům, ne naopak. Vše je maximálně jednoduché a dostupné na pár kliknutí. Systém vás upozorní e-mailem na každou novou dodávku faktur, takže si nemusíte nic pamatovat navíc.

A co podpora? Nebudou na to lékaři sami? Kam se mohou obrátit v případě pomoci?

Jsme tu pro vás. Máte-li otázky, jsme připraveni vám pomoci a ukázat, jak ELDI funguje. Na nic nejste sami. Stačí nám zavolat nebo napsat a my vám vše vysvětlíme. Je pro nás klíčové zajistit hladký přechod a plnou podporu.

Pro lékaře i AVENIER to zní jako jasný krok vpřed. Chtěla byste na závěr něco vzkázat našim čtenářům lékařům?

Ano, chtěla bych je vyzvat k zapojení se do projektu elektronické distribuce faktur. Jak vidíte, ELDI přináší řadu výhod: úsporu času a papírování, snadný přístup k dokumentům, přesnost a bezpečnost, ekologický přínos a zároveň žádnou složitou změnu ve vašich zavedených postupech. A co je nejdůležitější, nejste na to sami – poskytneme vám plnou podporu. Je to jednoduchý způsob, jak zefektivnit administrativu a věnovat se více pacientům. Proto neváhejte a pokud Vás ještě nenavštívil náš distributor s nabídkou ELDI, zavolejte nám. Uděláme vše pro to, abyste mohli začít využívat všechny výhody co nejdříve. Těšíme se, že naši spolupráci ještě více společně zdokonalíme.